Auto ve firmě

Automobil patří k nejčastějším druhům majetku, které se používají podnikání. Pořízení a používání automobilu může mít několik různých variant a přináší celou řadu otázek, problémů a zákonných požadavků. V následujícím textu se zaměříme se na to, jaké mají jednotlivé varianty pořízení a používání dopad na daň z příjmů. V textu se používá dále řeší dopady ve vztahu zaměstnavatel a zaměstnanec. Až na určitá specifika je však možné zmíněná pravidla použít i pro vztah firmy a jednatele nebo společníka.

Nejdříve se ale podívejme, jaké nejběžnější výdaje mohou být s používáním auta spojeny:

• výdaje na pořízení - odpisy, nájemné u finančního leasingu, náhrady za 1 km jízdy u auta, které není v majetku firmy
• výdaje na pohonné hmoty - sledování skutečné spotřeby, náhrady, paušál
• náklady na opravy a údržbu, servisní prohlídky
• náklady na další provoz auta - pojištění, vybavení, dálniční známku, parkování, ...
• silniční daň

Již jen z výše uvedeného textu je vidět, že náklady se mohou lišit v souvislosti s tím, jakým způsobem bylo auto pořízeno a jakým způsobem se dále výdaje uplatňují.

Pořizovací výdaje

1. Zakoupený automobil (hotovost, úvěr)

Pokud společnost zakoupí automobil v ceně vyšší než 40.000 Kč, do daňových nákladů vstupuje automobil postupně formou odpisů z pořizovací ceny. Pořizovací cena zahrnuje kupní cenu vozu a vedlejší pořizovací náklady, které souvisejí s pořízením - např. clo poplatky za registraci, atd.

Daňové odpisy se řídí zákonem o dani z příjmů § 26 - 33, kde jsou vymezena přesná pravidla pro uplatnění a výpočet. Osobní i nákladní auta patří do druhé odpisové skupiny a odepisují se 5 let. Lze volit zrychlenou nebo rovnoměrnou variantu odepisování. Ve své podstatě obě varianty znamenají, že pořizovací cena vozidla je rozložena do nákladů 5 zdaňovacích období.

2. Pořízení auta na leasing

V případě pořízení vozidla formou finančního pronájmu zůstává auto po dobu trvání leasingové smlouvy ve vlastnictví pronajímatele. Automobil nelze po tuto dobu odepisovat. Uznatelným výdajem může být nájemné. Má to však svá pravidla.

Ze ZDP § 24 odst. 2 h) a odst. 4 vyplývá, že výdajem je nájemné jen v poměrné výši připadající ze sjednané doby na příslušné zdaňovací období. Pro tento předpis je důležité stanovit správně okamžik přenechání auta nájemci, protože až od tohoto okamžiku se nájemné zahrnuje do daňově účinných výdajů. V případě vyšší první splátky je tedy potřeba tuto splátku časově rozlišit. Nájemné je daňově uznatelné za těchto dalších podmínek:

1. doba nájmu trvá nejméně 54 měsíců
2. po ukončení leasingu následuje bezprostředně přechod vlastnictví mezi vlastníkem a pronajímatelem a kupní cena najatého majetku není vyšší než zůstatková cena vypočtená ze vstupní ceny u vlastníka, kterou by měl automobil při rovnoměrném odepisování k datu prodeje (pokud by již byl automobil odepsán, podmínka neplatí)
3. po ukončení leasingu zahrne nájemce majetek do svého obchodního majetku

Pokud nájemce po ukončení leasingové smlouvy auto odkoupí za cenu vyšší než 40.000 Kč, majetek zatřídí a odepisuje podle ZDP. Pokud by limit 40.000 Kč překročen nebyl, lze zahrnout cenu vozu jednorázově do daňových nákladů.

3. Firma využívá vozidlo zaměstnance

Daňovým nákladem jsou náhrady cestovních výdajů do výše stanovené zákoníkem práce - část VII, hlava III. (Předpokládáme, že auto je použito na žádost zaměstnavatele.) Náhrada je v roce 2013 Kč 3,60 za km. Náhrada může být i vyšší. Na straně zaměstnavatele je náhrada vždy daňově uznatelný výdaj. Částku do výše zákonem stanovené náhrady zaměstnanec nedaní. Částka, která převyšuje zákonnou sazbu je zdanitelným příjmem zaměstnance podle § 6, navyšuje také sociální a zdravotní pojištění.

Výdaje na pohonné hmoty

PHM u zakoupeného nebo pronajatého vozidla

U zakoupeného vozidla stejně jako u pronajatého vozidla se vynaložené náklady na pohonné hmoty uplatňují ve skutečné výši. Vynaložení se prokazuje dokladem. Dále se prokazuje, že pohonné hmoty byly spotřebovány při pracovních cestách. Nejběžnějším prostředkem, jak to prokázat je kniha jízd.

Kniha jízd obsahuje minimálně údaje týkající se:

1. data jízdy,
2. účelu jízdy,
3. ujeté km

PHM u vozidla zaměstnance nebo jiého vozidla "neposkytnutého zaměstnavatelem"

Užívá-li zaměstnavatel auto zaměstnance k podnikání, má dvě možnosti:

1. vyplácet náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu v prokázané výši

Zaměstnanec dokládá cenu pohonných hmot. Termín nákupu pohonných hmot se nemusí shodovat s počátkem pracovní cesty.

2. vyplácet náhrady podle průměrné ceny stanovené ve vyhlášce

V případě, že cenu nedoloží, použije zaměstnavatel průměrnou cenu stanovenou ve vyhlášce vydané MPSV. Spotřeba se pak vypočítá dle údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu. Náhrady za PHM nelze použít u vozidel ve vlastnictví, vozidel na leasing nebo vozidel pronajatých zaměstnavatelem.

Paušální výdaje na auto

Jednou z nejnovějších změn v zákoně o daních z příjmů je zavedení možnosti použít paušální výdaj na dopravu silničním motorovým vozidlem. Paušál může být uplatněn na 3 auta - vlastní, na leasing nebo pronajatá od jiné osoby.

Paušál pokrývá náklady na pohonné hmoty a parkovné. Tyto položky jsou následně účtovány na vrub nedaňových nákladů. Používání výdajového paušálu na auto nevylučuje uplatnit do nákladů odpisy, nájemné, pojistné, výdaje na opravy a údržbu atd.

Paušál je ve výši 5 000 Kč měsíčně. V případě použití automobilu i pro soukromé účely lze použít "krácený paušální výdaj" ve výši 4 000 Kč měsíčně. Přitom vyplývá ze zákona (§ 24 odst. 2 zt) ) právní fikce, že pokud používá poplatník krácený paušál pro jedno (až ze 3) vozidel, potom pro účely zákona platí o daních z příjmů ostatní vozidla, u nichž poplatník v souladu s tímto ustanovením uplatní paušální výdaje na dopravu, užívá výlučně k dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů, tzn. u ostatních vozidel využívá paušál v plné výši.

Automobil, u něhož se uplatňují měsíční výdaje paušálem nelze přenechat k užívání jiné osobě. To při stavu, kdy automobil vlastní právnická osoba, znamená, že nelze auto dát zaměstnanci pro soukromé jízdy a přitom používat paušální výdaje.

Při užití paušálních výdajů není dále třeba pro účely daně z příjmů prokazovat cesty knihou jízd. Tímto ale nejsou dotčena ustanovení zákona o DPH. Pokud si firma nárokuje zpět DPH ze zaplacených pohonných hmot a neprokáže využití vozidla k podnikání jiným vhodným způsobem, pravděpodobně bude knihu jízd stále potřebovat.

Použití auta pro soukromou potřebu zaměstnance

Auto pro soukromé účely = nepeněžní příjem zaměstnance

V případě, že je auto poskytnuto zaměstnanci (pro jednatele platí obdobně), považuje se za příjem zaměstnance podle § 6 ZDP částka ve výši 1% vstupní ceny vozidla za každý i započatý kalendářní měsí poskytnutí vozidla. Pokud ve vstupní ceně není zahrnuto DPH, o jeho výši se uvedená cena pro tyto účely zvýší. Minimum, které musí zaměstnavatel zaměstnanci přidanit je 1.000 Kč. Tento "nepeněžní příjem" zvyšuje základ pro výpočet sociálního a zdravotního pojištění.

Pokud se jedná o vozidlo najaté, vychází se ze vstupní ceny u původního vlastníka, a to i v případě, že dojde k následné koupi vozdila.

Auto pro soukromé účely => krácení nákladů / výdajů

U zakoupeného vozidla, které je používáno i k účelům nesouvisejícím s podnikatelskou činností (soukromé jízdy zaměstnance) neukládá zákon režim krácení odpisů. Je však třeba krátit náklady / výdaje na pohonné hmoty. Každý zaměstnanec by si měl ze svých prostředků hradit poměrnou část pohonných hmot za kilometry ujeté pro soukromé účely.

Pokud bude veškeré pohonné hmoty hradit zaměstnavatel, je povinen:

1. náklady na soukromé jízdy vyloučit v poměrné výši z daňových nákladů
2. o tuto částku zvýšit základ daně z příjmů ze závislé činnosti zaměstnance (podléhá i sociálnímu a zdravotnímu pojištění)

Auto pro soukromé účely zaměstnance a DPH

Poskytnutí auta, u něhož byl uplatněn nárok na odpočet, pro účely nesouvisející s ekonomickou činností plátce (soukromé jízdy zaměstnance) je považováno za zdanitelné plnění. Zaměstnavatel je povinnen odvést DPH na výstupu. Základem daně bude cena zjištěná. Může to být např. cena, kterou uplatňují společnosti zabývající se pronájemem vozidel.

Jinou možností je uplatnit již při nákupu odpočet DPH pouze v poměrné výši.

Silniční daň

Za vozidlo, které se používá k podnikání je třeba odvádět silniční daň.

Ekonomické úvahy

Tak jaký způsob pořízení a uplatňování výdajů je nejvýhodnější? Na tuto otázku nejde jednoznačně odpovědět. Matematicky jde o soustavu jednoduchých rovnic o několika neznámých, kterou lze řešit početně nebo graficky přímkami.

Plánuji-li používat auto ve firmě, řeším dopady do:

1. DPH
2. daně z příjmů právnických osob
3. daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.

Pro základní rozhodnutí např. zda použít auto od zaměstnance nebo použít vlastní potřebuji znát minimálně pořizovací cenu vozidla a očekávaný počet najetých kilometrů za rok. Při náhradách 3,7 Kč / km zaplatím auto za 100.000 Kč za 27.027 km.

Najedu za rok více. Mám tedy auto pořídit? Opět záleží na dalších faktorech. Jde mi o snížení nákladů nebo chci přilepšit zaměstnanci? (Zákonné náhrady jsou pro firmu daňově uznatelné, zaměstnanec je nezdaňuje.) Může si firma dovolit pořízení vozidla? Kolik ji bude stát, kdyby vynaložené prostředky použila v jiné oblasti svého podnikání? Kolik bude stát údržba auta?

Pro základní rozhodnutí zda použít paušální výdaje na dopravu nebo skutečné výdaje je důležité zvážit následující faktory: Kolik stojí měsíční provoz automobilu - zejména PHM a parkovné? Je auto využíváno i pro soukromé účely? Je auto poskytováno k užívání jiné osobě? Kolik času a úsilí, popř. peněz stojí vedení průkazné evidence při uplatňování skutečných výdajů?