Jak dlouhoho schovávat doklady?

Kupící se řady šanonů vyvolávají u podnikatelů i u firem otázku, jak dlouho to musím ještě schovávat? Snahou je se dokumentů co nejdříve zbavit, ale samozřejmě tak, aby se člověk nedostal do potíží, pokud by byly v budoucnu potřeba se zákonnou povinností něco prokázat.

Pojďme se podívat podrobněji na situace, které by mohly vyvstat a zákonné předpisy, které určitou dobu archivace nařizují. Je pak na úvaze, které všechny situace a povinnosti se na mě vztahují a jaká nejdelší lhůta pro archivaci tedy díky tomu u těch kterých dokladů vyplývá.

Účetnictví - zákon o účetnictví

Zákon o účetnictví v § 31 a 32 určuje tyto lhůty pro úschovu dokladů:

• 5 let pro účetní doklady, knihy, inventurní soupisy a další přehledy, a to od konce účetního období, kterého se týkají
• 10 let pro účetní závěrku a výroční zprávu

Daňová evidence - doměření daně

Pokud vedu daňovou evidenci, ne účetnictví, zákon o účetnictví mě nezajímá. Řeším ale to, jak dlouho může finanční úřad přijít na kontrolu dokladů. Tato lhůta je podle daňového řádu 3 roky a počítá se od termínu pro podání daňového přiznání.

Příklad: mám daňového poradce a podávám přiznání k 1.7. 2015, doklady z roku 2014 potřebuju uschovávat do 1.1.2018. Potom je mohu vyhodit, nevztahují-li se na na mě jiné povinnosti.

Daňová ztráta - prodloužení lhůty

V případě daňové ztráty se prodlužuje lhůta pro stanovení daně. Jde o to, že pokud za nějaký rok vykážu daňovou ztrátu, můžu ji uplatnit jako odčitatelnou položku od základu daně v následujících 5 letech. A po celou dobu, kdy můžu ztrátu uplatnit, musím pro ztrátový rok archivovat doklady, protože lze za dané období doměřit daň.

Příklad: Za rok 2014 vykážu daňovou ztrátu. Ztrátu uplatním v daňovém přiznání hned v následujícím roce, nicméně poslední období, za které bych mohl ztrátu uplatnit, je 2019. Lhůta pro stanovení daně je do 1.4. 2020 (resp. 1.7. 2020 s daňový poradcem) a po celou tuhle dobu bych si měl tedy uschovávat doklady i za 2014.

Plátce DPH a úschova dokladů

Podle zákona o DPH má plátce povinnost vystavené i přijaté daňové doklady uschovávat po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, kterého se týkají uskutečněná plnění.

Mzdy a úschova dokladů

U mezd se dostáváme teprve k tomu zajímavému. V § 35a odst. 4 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení je stanovena lhůta, po kterou jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro důchodové pojištění, a to 30 let. Mzdové listy nebo účetní záznamy pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu se uschovávají 10 let. Lhůta pro úschovu evidenčních listů je tři roky po roce, ve kterém byly vyhotoveny.

Pro nemocenské pojištění je pro úschovu souvisejících dokladů určena lhůta 10 let. Za záznamy o těchto skutečnostech se považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu a záznamy o evidenci docházky